互聯網、云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術的廣泛運用，不僅改變了與日常生活息息相關的衣食住行用等領域，也更新著人們習以為常的辦公模式。
智慧會議室里，跨語言溝通實時翻譯，會議簡報自動生成；用上電紙本，工作筆記方便保存，手寫體也能高效識別，從此告別紙張浪費；在線辦公軟件幫人們對低碳行為進行量化，還能轉換成碳普惠公益……種種數字化辦公解決方案不僅提升著“辦公室幸?！?，也推動辦公朝著低碳節能方向加速邁進。
(資料圖)
智慧會議室讓開會不再復雜
開會，是最常見的工作場景之一，但痛點也不少：辦公空間管理復雜、會議材料整理繁瑣、實時修改的議案無法共享、視頻連線不夠順暢、跨語言溝通障礙多……如何讓開會簡單又高效，是許多企業和單位面臨的一個難題。
以往開會，常見的場景是每人拿一份會議材料，有的同事還需要拿著自己的電腦，會議記錄由專人來負責，費時費力。如今，有這樣一種智慧會議室，線上預約、刷臉簽到、會議材料實時共享、會議記錄自動生成……聽起來是不是非常智能？
訊飛聽見政企業務部區域市場總監李艷萍向記者介紹，這是科大訊飛的“訊飛聽見智慧會議室”智能化辦公解決方案，為政企客戶本地會議和遠程會議等場景量身打造，其中涵蓋智能錄音筆、智慧屏、智能會議系統、視頻會議軟件等產品組合，覆蓋會前、會中、會后全流程多場景的標準化數字辦公系統。
“當你走進訊飛聽見智慧會議室，開會、交流討論、整理信息等一系列流程，動動手指就可以快速實現?！崩钇G萍說。
智慧會議室什么樣？從會前的會議預約、資料共享、參會提醒通知，到會中的會議簽到、遠程會議協作討論、會議內容書寫、文件信息投屏共享，再到會后的會議紀要分享、任務分發、數據管理沉淀等全流程需求，這套智慧辦公整體解決方案都可以搞定。
就拿會議記錄這項工作來說，在智慧會議室解決方案中，利用智能語音轉寫、聲紋識別、自然語言處理等多項核心技術，可以將會議發言音頻實時轉寫成文字，并支持多語種的轉換。這樣一來，一方面輔助生成文字會議記錄，讓所有人都可以全身心投入到會議討論中，提升工作效率，會后只需要簡單整理即可；另一方面，智慧會議室解決方案通過全程留痕的方式，形成本地留存的會議內容音頻、文字等資料，會議中的所有數據會形成一個專屬的知識管理庫，用戶可將會議檔案數據進行梳理、提煉、整合與分析，為管理者的戰略決策提供數據依據，真正實現企業管理效能的躍升。
李艷萍表示，目前，1小時長的會議音頻最快5分鐘就可以出稿，支持對轉寫結果實時編輯，還能夠一鍵導出電子文稿與音頻文件，為會后信息整理提供有力幫助。
除了本地化會議，遠程會議近年來越來越常見。與以往不同的是，在智慧會議室里，參會人員的發言將轉化為雙語字幕條，呈現在共享屏幕上，這就讓會議討論內容更加清晰，也解決了跨國會議中語言不互通的難題。這種轉寫、翻譯的形式可以進行全文展示，即便是語速較快、內容較多的會議，各位參會者也能跟得上節奏，不漏掉重點內容。另外，與本地化會議類似，遠程會議中多方的發言內容，也可逐字生成雙語的會議記錄，在會議結束后生成一個二維碼。參會人員掃描二維碼，就可看到全程的會議音頻、文字記錄等。
“不管是遠程會議還是本地會議，智慧會議室中配備的升降屏、麥克風、訊飛聽見智慧屏等智能硬件，都可以通過智慧會議室系統進行聯動，會議信息內容能夠快速流轉，也實現了無紙化辦公、低碳辦公?！崩钇G萍說，截至目前，訊飛聽見智慧會議室智能化辦公解決方案在北京、安徽、重慶、云南等區域落地使用。
無紙化辦公進一步推廣
在第五屆數字中國建設峰會上，一個6英寸的電紙本讓參會人員耳目一新。
往年的數字峰會上，每名嘉賓的桌子上會擺一本紙質手冊。但今年，電紙本替代了紙本手冊，分發給前來參展的政務代表。不論是查看大會手冊、日程安排、峰會論壇等信息，還是在參會過程中應用于任務督辦、流程審批、訂餐、無紙化會議等，在這樣一個可以單手持握、隨身攜帶的小小電紙本上，都可以輕松實現，全流程不浪費一張紙。
不少參會人員說，這樣的無紙化辦公新體驗，科技感十足，在提升工作協同效率的同時，還積極響應了低碳環保理念。
無紙化，是辦公領域向低碳環保邁進的重要方向。記者了解到，數字中國建設峰會上的電紙本是漢王科技的產品。漢王科技副總裁王杰接受本報采訪時表示，在“雙碳”目標大背景下，漢王手寫電紙本符合環境友善和環境永續的設計理念，已逐漸成為商務、政務等多領域推行無紙化辦公的新舉措。
以漢王手寫電紙本N10為例，10.3英寸的大尺寸電子紙墨水屏，就像一個中等大小的筆記本。N10的墨水屏創新性地去掉了電容屏和導光板，屏幕具備極強的透光性，從而給予使用者真實的紙感。配備的一支無線無源壓感電磁筆，不需要充電，還可以實現鋼筆、毛筆、鉛筆等不同筆型的書寫體驗，無論是移動輕量辦公還是數字閱讀批注等各類需求都可以滿足。
“我是第一次使用這種電紙本，感覺非常驚喜，真的就像在紙張上閱讀、書寫一樣，完全滿足了我的辦公需求。機身纖薄，攜帶起來也非常方便?！备Ｖ菔忻窳窒壬诂F場體驗N10后說。
王杰介紹，許多職場人士比如采購、銷售、中介等崗位以及記者、編輯等文字工作者，在多人會議或者一對一訪談交流等工作場景中，都需要大量記筆記，有了電紙本，不僅大大減少了紙張的使用，還可以一邊寫一邊思考，隨時進行擦除、補充等編輯。記錄完后，電紙本還能自動進行文字識別，高精度地生成標準word文檔，以便對大量數據做進一步應用。事后，用戶通過關鍵詞搜索，可以直接定位到想要搜尋的筆記內容。
“有時候一名產品經理上午去走訪上游供應商，下午又要和下游客戶進行溝通，如果使用紙質筆記本，可能得分別使用不同的筆記本來進行區分，如果是同一個筆記本，一般只能以時間順序線性排列。但使用電紙本記錄的筆記，能方便地歸納、整理和搜索，儲存在不同文件夾，相當于同時擁有多本筆記本。日歷和便簽等小功能也非常方便使用?！蓖踅芘e例解釋。
便捷智能的辦公體驗，離不開科技的支持。這其中，無線無源壓感電磁筆和后臺數據的自然語言處理等都是漢王的核心技術，內置的OCR(光學字符識別)識別技術還曾獲得國家科技進步獎項?？紤]到辦公領域的節能降碳需求，電紙本的優勢非常明顯。王杰給記者算了一筆賬，平板電腦一般使用五六個小時，電池就會耗盡，而電紙書在顯示時不耗電，只在翻頁時耗電，能耗非常低，充滿電后可持續使用1周以上。
這種無紙化辦公的解決方案還可以在智慧政法、智慧檔案、智慧民生、智慧金融、智慧教育等各大場景中廣泛使用。尤其是在公檢法系統、醫療系統等，卷宗、病例、檔案都需要數字化、去紙質化，方便后續的處理和流轉。
在企事業單位中，無紙化辦公的趨勢已非常明顯。去年7月，人社部辦公廳發布《電子勞動合同訂立指引》，指導用人單位與勞動者以可視為書面形式的數據電文為載體，使用可靠的電子簽名訂立勞動合同。
“我們在公司的智能辦公平臺上加入了入職、合同續簽、離職等功能，人力部門不需要使用紙質材料就能夠進行信息核實、歸檔等，全部工作都能在線上完成?！蹦炒笮推髽I運營平臺部總監李濤說，公司推行無紙化辦公后，預計一年就可節約紙張32萬余張。
在李濤看來，推廣無紙化辦公不是簡單減少或者取消紙張的使用，而是要通過建立無紙化辦公流程和成熟的工作平臺，將紙質資料轉變為電子資料，將傳統流程轉變為線上流程，“我們將報銷工作也納入智能辦公平臺，實現無紙報銷、自動審批，省去了打印電子發票、貼票、填單等流程，不但節約了紙張，也大幅提高了工作效率?！崩顫f。
隨著電紙書、電子合同、電子簽章、數字政務等的進一步推廣，無紙化辦公的應用場景將更加廣泛，有力促進綠色低碳發展。
綠色辦公轉化為碳普惠公益
最近，在浙江余杭某科技公司上班的江姍有了一個新習慣：結束一天的工作后，她習慣性地打開手機上的在線辦公軟件釘釘，查看自己一天的碳減排量。
“釘釘上的碳減排功能，為大家的低碳辦公行為提供了可視化、可量化的窗口。大家還會把自己的碳減排量曬到釘釘‘看看’，比比誰當天的工作更低碳環保?！苯瓓櫿f，如今在公司里，低碳辦公已經成為一種新風尚。
原來，為了進一步倡導綠色辦公、踐行節能減排，釘釘聯合北京綠色交易所對釘釘上減碳數字化場景進行權威認證，推出碳普惠公益產品“釘釘碳減排”，用戶可查看自己每天、每月在釘釘辦公實現的碳減排量。
“這些碳減排量來自線上發起日志、線上發起審批、視頻會議、電話會議等11種低碳辦公行為?！贬斸斂偛萌~軍向本報介紹，比如用戶使用釘釘的日志功能，可以替代線下寫日志，減少匯報過程中帶來的紙張消耗，通過科學測算，用戶每次提交周報、日志等在線記錄的行為，可減少6.4克碳排放。與之類似，使用移動審批功能，也可替代傳統線下審批帶來的紙張消耗，每次提交審批，同樣可以減少6.4克碳排放。
此外，在釘釘上辦公，使用視頻會議功能可替代城市交通帶來的油耗，每個人參加1個小時視頻會議，最高可減少2.23千克碳排放；使用線上考勤打卡功能，替代了原本紙質文檔處理的考勤表單，組織每日使用考勤功能，可減少29.1克碳排放……
“雖然每個低碳辦公行為帶來的碳減排量是微不足道的，但長期堅持下來，看到個人和組織的碳減排量不斷累積增長，真的很有成就感?！苯瓓櫧榻B，“釘釘碳減排”功能上線以來，她所在的科技公司已在釘釘平臺成功減排2.57噸。
用戶在釘釘平臺通過綠色辦公行為獲得的“低碳能量”，不僅僅是一個數字，還可以用于兌換一些優惠券或進行公益捐贈等。
“我獲得的‘低碳能量’，可以用來捐贈給四川綿陽的老河溝保護區、北京的野鴨湖濕地，每捐贈130克低碳能量，可守護1平方米的保護地、濕地，還有‘守護家鄉河行動’，每捐贈8千克能量，可守護1米的家鄉河。這些捐贈行為，背后都有對應的公益組織去執行?！苯瓓櫿f，受到她和同事們歡迎的另一項功能是，低碳能量還可以在釘釘平臺兌換奶茶、快餐或天貓超市的優惠券?！霸诘吞嫁k公的同時還能獲得一些‘小福利’，大家都覺得在線辦公為我們的生活和環境帶來了積極改變?！?/p>
第三方機構最新數據顯示，作為數字化協同辦公平臺的釘釘，7月份的月活躍用戶數達到1.91億。大量用戶的在線辦公實踐，帶來實實在在的碳減排效果。葉軍表示，釘釘倡導利用數字技術助力節能減排，就是希望讓每個企業和組織都能更便捷、更低門檻地加入減碳行列，讓其通過日常的綠色辦公行為，減少自然資源的消耗，同時加速進入數字化時代。在數字辦公領域，釘釘還將為實現“雙碳”目標繼續貢獻力量。
葉 子
